Pengertian Pekerjaan kantor

Pekerjaan kantor
1. Pengertian pekerjaan kantor

       Setiap organisasi yang besar maupun kecil dengan tujuan yang berbeda beda tentu didalam nya terdapat bagian - bagian yang melaksanakan tugas pokok dan tugas penunjang salah satu yang melaksanakan tugas penunjang adalah pekerjaan kantor.

       Dalam bahasa inggris pekerjaan kantor disebut office work, clerecal work (pekerjaan tulis dan pekerjaan kertas) yaitu rangkaian segenap aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, menyimpan keterangan - keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha bersama.

2. Pengertian pekerjaan kantor menurut para ahli

a. Menurut George R Terry

       Pekerjaan kantor meliputi penyampaian keterangan melalui lisan dan pembuatan warkat - warkat tulis dan laporan - sebagai vara meringkas banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan kontrol dari pimpinan.

b. Menurut wiliam hendry leffing well dan edwin robinson

     Menyatakan bahwa pekerjaan berkenaan pertama - pertama dengan warkat - warkat, pemakaian warkat, pembuatan warkat dan pemeliharaan nya guna dipakai untuk mencari keterangan di kemudian hari.

       Berdasarkan beberapa pendapat diatas dapat kesimpulan, arti pekerjaan kantor adalah mengatur dan mencatat kejadian - kejadian yang di jalankan sehingga menjadi keterangan yang berguna.

       Pekerjaan kantor merupakan pekerjaan yang berkaitan dengan warkat - warkat dan bahan keterangan atau informasi meskipun pekerjaan kantor itu berhubungan dengan warkat - warkat tetapi juga ada tugas - tugas lain yang termasuk dalam istilah pekerjaan kantor.

Azas Dekonsentralisasi

Azas dekonsentralisasi (gabungan)

1. Pengertian azas dekonsentralisasi

     Azas dekonsentralisasi (azas campuran) merupakan sistem azas kombinasi antara azas sentralisasi dan azas desentralisasi yang unit pelayanan nya bertanggung jawab atas pekerjaan kantor yang berada pada seluruh organisasi, sebalik nya pekerjaan kantor yang kurang tepat jika dipusatkan tetap.dikerjakan oleh unit yang bersangkutan.

     Hal yang harus diperhatikan dalam Azas dekonsentralisasi adalah tujuan suatu kantor, luas pekerjaan, taraf perkembangan nya dan kebutuhan suatu ketika dibutuhkan atau diperlukan.

2. Keunggulan azas dekonsentralisasi

     Berdasarkan pertimbangan - pertimbangan praktis, umum nya organisasi kantor menggunakan azas dekonsentralisasi (gabungan).

     Oleh karena nya dapat dikatakan sedikit sekali organisasi kantor yang hanya atau khusus menggunakan sistem sentralisasi atau desentralisasi nya saja.

     Masalah pemilihan sistem - sistem organisasi kantor tersebut bergantung sistem mana yang paling menguntungkan bagi organisasi yang bersangkutan. Hal i i tentu saja setelah diadakan nya peninjauan dan penilaian dari segala macam segi atau pandangan, terutama ketepat gunaan nya dapat berjalan atau tidak.

    Pada suatu ketika mungkin kantor itu mungkin lebih baik dan tepat jika menitik beratkan kepada kepada pusat (azas sentralisasi), tetapi pada kesempatan lain mungkin lebih baik jika diserahkan kepada masing - masing unit atau bagian untuk mengurus pekerjaan kantor nya sendiri (azas desentralisasi).

     Jadi menggunakan sistem atau azas dekonsentralisasi dalam sebuah pekerjaan kantor adalah yang lebih menguntungkan karena pelaksanaan pekerjaan kantor dengan (azas desentralisasi) dimungkinkan untuk memperoleh bantuan dan petunjuk dari tenaga - tenaga dalam bidang perkantoran yang terdapat pada unit pelayanan pusat (azas sentralisasi).

     Oleh karena itu sebaiknya setiap organisasi diselenggarakan sesederhana mungkin tanpa melepaskan atau melupakan kemungkinan perkembangan dikemudian hari

Azas desentralisasi

Azas desentralisasi (azas penyebaran)

1. Pengertian azas desentralisasi

      Azas desentralisasi adalah azas pemecaran atau penyebaran dimana masing - masing bagian pokok bekerja pada satu kesatuan yang seakan akan berdiri sendiri sendiri.

     Azas desentralisasi pada dasar nya adalah kegiatan atau pekerjaan kantor berada di masing - masing unit atau bagian organisasi. Jadi masing - masing unit atau bagian melaksanakan kegiatan kantor yang diperlukan oleh lingkungan nya.

     Seorang manajer (kepala kantor) harus bertanggung jawab terhadap kegiatan kantor yang berada di bawah kepemimpinan nya. Serta setiap bagian tidak boleh melewati batas tanggung jawab nya.

      Dalam azas ini masing - masing satuan organisasi dan seluruh organisasi selain melaksanakan tugas - tugas induk nya atau pusat nya juga harus melaksanakan semua ketatausahaan yang terdapat dalam lingkungan nya sendiri.

2. Kebaikan azas desentralisasi

      Kebaikan azas desentralisasi (azas penyebaran) adalah sebagai berikut:

a). Pekerjaan kegiatan kantor dapat dilayani dengan segala keperluan unit nya masing - masing.
b). Pekerjaan dapat dilakukan menurut urutan kepentingan unit yang bersangkutan.
c). Pekerjaan dilaksanakan oleh masing - masing bagian atau unit yang sesuai dengan syarat - syarat tertentu
d). Cepat dalam memproses pekerjaan kantor yang terpenting

3. Kerugian azas desentralisasi

     Keburukan dari azas desentralisasi (azas pemecaran) adalah sebagai berikut:

a). Pekerjaan akan terlalu bebas
b). Kurang terdapat harmonis dalam organisasi
c). Kemungkinan timbul nya duplikasi arsip
d). Adanya penambahan biaya dalam pelaksanaan pekerjaan kantor (adanya pemborosan biaya)
e). Banyak membutuhkan peralatan dan tenaga kerja

Fungsi manajemen menurut para ahli

Fungsi manajemen menurut para ahli:
1. Menurut Hendry Fayol (POCCC)
   a. Planning (perencanaan)
   b. Organizing (pengorganisasian)
   c. Controlling (pengawasan)
   d. Comando (memberi perintah/arahan)
   e. Coordinatif (membuat kerja sama)
2. Menurut George R Terry (POAC)
   a. Planning (merencanakan)
   b. Organizing (pengorganisasian)
   c. Actuating (penggerakkan)?
   d. Controllin (pengawasan)
3. Menurut Belianji
   a. Perencanaan
   b. Pembuatan keputusan
   c. Pembinaan
   d. Pengkoordinasian
   e. Pengendalian
   f. Penyempurnaan

Jenis - jenis atau macam - macam pekerjaan kantor

Jenis - jenis atau macam - macam pekerjaan kantor:
1. Menghimpun
        Menghimpun yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedia segala informasi yang belum ada atau informasi yang masih berserakan sehingga siap digunakan saat diperlukan.
Contoh: mengumpulkan data, mencari informasi
2. Mencatat
       Mencatat adalah kegiatan tulis menulis mengenai data yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang mempunyai arti dan yang dapat dikirim dan disimpan.
Contoh: membuat surat, mencatat kegiatan, membuat notula.
3. Mengolah
       Mengolah yaitu berbagai macam kegiatan untuk mengerjakan data dan informasi agar dapat tersaji dalam bentuk laporan yang lebih berguna.
Contoh: membuat rekapitulasi data, membuat laporan tertulis
4. Menggandakan
       Menggandakan yaitu kegiatan memperbanyak informasi dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.
Contoh: memfotokopi surat dan mencetak informasi
5. Mengirim
       Mengirim yaitu kegiatan menyampaikan informasi dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak ke pihak lain.
Contoh: mengirim E-mail, faksimile, surat
6. Menyimpan
       Menyimpan kegiatan meletakkan informasi dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.
7. Melalui komunikasi
       Melalui komunikasi adalah kegiatan melakukan pengiriman ide atau gagasan kepada pihak lain baik langsung maupun menggunakan media dan mendapatkan respon dari penerima pesan.
Contoh: corespondence, telepon
8. Menghitung
       Menghitung adalah kegiatan melakukan penetapan data yang berkaitan dengan angka.
Contoh: menghitung hasil penjualan, menghitung data keuangan

Unsur administrasi

Unsur administrasi secara umum:
1. Sekelompok orang
2. Kerjasama
3. Tujuan
Ini berarti ada sekelompok orang yang melakukan kerja sama untuk mencapai tujuan.
Unsur administrasi menurut P. Siajian
1. Dua orang atau lebih
2. Tugas yang hendak dilaksanakan
3. Tujuan
4. Peralatan dan perlengkapan
Unsur administrasi menurut The Liang Gie
1. Organisasi
2. Manajemen
3. Komunikasi
4. Kepegawaian
5. Keuangan
6. Perbekalan
7. Ketatausahaan
8. Hubungan pemasyarakatan (HUMAS)

Administrasi perkantoran

Pengertian administrasi perkantoran
     Administrasi perkantoran adalah serangkaian kegiatan sehari - hari yang berkaitan dengan perencanaan keuangan, penagihan, dan pencatatan, personalia dan distribusi barang dan logistik dalam sebuah organisasi.
Pengertian administrasi perkantoran menurut para ahli:
 1. Menurut George R Terry
        Administrasi perkantoran adalah perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengawasan kerja dan pelaksanaan kantor agar bisa mencapai tujuan yg ditentukan.
  2. Menurut Sir W.H Evans
         Adminiatrasi perkantoran adalah fungsi yang berkaitan dengan proses manajemen dan pengarahan semua tahap operasi di sebuah kantor seperti pengolahan data, komunikasi, dan ingatan organisasi.
  3. Menurut arthur draker
         Administrasi perkantoran adalah memberikan tata pelayanan komunikasi dan pendokumentasian dari suatu organisasi atau perusahaan